Los retos de AGEXPORT antes de Daruma
Aunque AGEXPORT cuenta con certificación ISO 9001 desde hace más de una década, su sistema de gestión se encontraba soportado en plataformas obsoletas, con información desactualizada, procesos manuales y baja integración entre áreas. Los principales desafíos eran:
Sistema desactualizado y descentralizado: El sistema operaba con páginas web y documentos compartidos, lo que dificultaba la trazabilidad, especialmente con más de 1000 indicadores cargados manualmente.
Limitaciones en la comunicación interna: No había notificaciones automatizadas, lo que generaba retrasos en la documentación y poca apropiación por parte de los equipos.
Falta de integración y trazabilidad: La información se encontraba dispersa entre múltiples tableros, dificultando el análisis estratégico de resultados.
Gestión documental y planes de acción manuales: El proceso de seguimiento y cierre de planes se realizaba a través de archivos compartidos, con riesgo de pérdida de información y sobrecarga operativa.
Necesidad de evidencias claras para auditorías y stakeholders: La organización debía garantizar evidencia del impacto de sus relaciones con grupos de interés y resultados estratégicos en tiempo real.
El cambio: una solución integral y escalable
En un primer intento, AGEXPORT consideró desarrollar una plataforma in house, pero la carga operativa lo hizo inviable. Luego evaluaron diferentes soluciones del mercado, y Daruma destacó por su interfaz amigable, tiempos ágiles de implementación y flexibilidad para adaptarse a las necesidades organizacionales.
Se adquirieron 13 productos, destacando el de Control Documental, y se realizó una carga única de indicadores para preservar el histórico. Durante cuatro meses se ofrecieron capacitaciones a usuarios administradores y finales, con énfasis en algunos módulos como el de Gestión de Riesgos, claves para la planeación estratégica. El proceso culminó con el lanzamiento oficial del sistema, con el objetivo de impactar a los 250 colaboradores de la organización.
La metodología con Daruma ha sido muy buena, cumplieron el cronograma de capacitaciones con muy buenas recomendaciones para hacer un mejor uso de los módulos.
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Logros y beneficios obtenidos
Daruma ha sido una herramienta clave en AGEXPORT, que ha crecido a la par con la organización gracias a las interacciones de sus usuarios, logrando impactar positivamente en la gestión estratégica:
Cumplimiento asegurado a través de sistematización y centralización: Toda la gestión está en un solo punto de acceso, permitiendo que auditores y líderes encuentren la información de forma inmediata y confiable.
Mayor apropiación por parte de los colaboradores: Gracias al trabajo constante de sensibilización liderado por los responsables del proceso, los usuarios han apropiado el uso de la plataforma, lo que ha permitido reducir los tiempos operativos dentro de la organización.
Toma de decisiones con información confiable: Daruma ha permitido a AGEXPORT pensar más allá, utilizando la información contenida en la plataforma para tomar mejores decisiones y establecer metas alineadas a las necesidades reales de la organización.
Mayor empoderamiento a través de los indicadores: Los colaboradores han asumido con mayor iniciativa la gestión de sus procesos, utilizando los indicadores como herramienta para cuestionar, evaluar y fortalecer la medición de resultados y la mejora continua.
Nos ha apoyado mucho Daruma porque un auditor ya no tiene que estar dando vueltas, entra a Daruma que es nuestro punto centralizado y ahí encuentra toda la información que necesita. Aquí gestionamos los procesos, indicadores, riesgos y planes de acción.
Proyectando el futuro con visión estratégica
AGEXPORT proyecta seguir consolidando su sistema de gestión con Daruma como plataforma central. Se espera que la herramienta continúe aportando a la productividad y eficiencia operativa, gracias a la integración de tareas y la disponibilidad de toda la información en un solo lugar, facilitando así la toma de decisiones estratégicas.
Daruma seguirá respaldando el logro de objetivos institucionales mediante notificaciones automáticas y recordatorios, que aumentan la trazabilidad y fortalecen la responsabilidad sobre las tareas asignadas. Además, se proyecta un fortalecimiento en la relación con los stakeholders, gracias a una mejor trazabilidad del desempeño, el seguimiento de indicadores y la generación de actas que registren las actividades definidas en juntas directivas.
En áreas como servicio al cliente, Daruma se convertirá en un canal adicional para gestionar reclamos y solicitudes de los asociados, mientras que, en la gestión de planes de acción, permitirá un control más preciso del cumplimiento e integración con los indicadores, reduciendo las tasas de incumplimiento actuales.
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