Los retos del grupo SSI antes de Daruma
En sus inicios, los procesos de SSI se gestionaban bajo un modelo operativo reactivo y manual, que requería una alta inversión de tiempo, talento humano y consumo de papel. La posterior migración a carpetas compartidas ayudó a reducir el impacto ambiental, pero el control de versiones seguía siendo manual y el sistema seguía siendo altamente dependiente de las personas.
Este enfoque mantenía al equipo de calidad centrado únicamente en sostener el sistema, sin posibilidad de dedicar tiempo a la mejora continua. Ante este panorama, se hizo evidente la necesidad de una herramienta tecnológica que liberara capacidades, automatizara tareas críticas y permitiera dar un salto estratégico en la gestión.
El cambio: impulsado por la tecnología y la cultura organizacional
Daruma respondió a estas necesidades con un acompañamiento cercano desde el inicio. Para lograr una implementación exitosa, SSI estructuró un plan de trabajo en el que cerca del 60% estuvo enfocado en la adopción del software, para incorporar una cultura de mejora continua y reducir la resistencia al cambio. También, se implementó una estrategia de capacitación interna especializada, donde un grupo de colaboradores se convirtió en referente del uso del software, guiando al resto del equipo. Además, este enfoque fue respaldado por un compromiso firme desde la alta gerencia, promoviendo una cultura de mejora continua que permeó a toda la organización.
Tener el control de tus procesos, con mayor eficiencia y optimización, sí es posible. Tu institución también puede dar el siguiente paso. ¡Agenda una demo con nosotros y transforma tu gestión!
Logros y beneficios obtenidos
Daruma se consolidó como un aliado estratégico en la transformación del modelo de gestión de SSI. A través de la implementación de más de ocho módulos —entre ellos, Control Documental, Indicadores, Eventos Adversos y Auditorías —, la organización fortaleció sus procesos clave y alcanzó mejoras significativas en la eficiencia, el control y la toma de decisiones:
Centralización de información: Uno de los mayores aportes de Daruma ha sido tener toda la información en un solo lugar, disponible para los colaboradores y valorada por los entes de control por su pertinencia y facilidad de acceso.
Toma de decisiones con base en información real: Gracias a la visualización de indicadores y generación de comparaciones y gráficos, los líderes pueden tomar decisiones fundamentadas en datos actuales y concretos sobre la gestión.
…para nosotros es bastante funcional porque tenemos una visualización de lo que sucede en términos de gestión de toda la compañía.
Seguimiento ágil de tareas y compromisos: En SSI las tareas siempre están al día. Los colaboradores pueden revisar el estado de sus tareas y los compromisos adquiridos en reuniones, asignados a través de nuestro Software para la gestión de actas.
Mayor control y eficiencia en auditorías: Los auditores pueden crear listas de verificación ligadas a los requisitos normativos, mientras que los auditados visualizan las oportunidades de mejora como alertas que se integran a planes de acción.
Todos los procesos bajo control y en un solo lugar: Después de la implementación de Daruma, el equipo de calidad por fin tiene la certeza de estar enterado y tener bajo control todos los procesos que se llevan a cabo al interior de la institución.
yo sin Daruma no podría (…) sería muy complicado lograr ese nivel de control sin el software…
Facilidad para cumplir con requisitos normativos y regulatorios: Daruma facilita el seguimiento de los cambios normativos y permite responder de forma ágil a los requerimientos de los entes reguladores, lo que ha hecho más eficiente la gestión del cumplimiento.
Proyectando el futuro con innovación
Daruma ha acompañado a SSI a través de los años a mejorar y fortalecer los procesos que impactan positivamente en la tranquilidad y felicidad de los usuarios, haciendo que sus labores no sean desgastantes y permitiéndoles liberar tiempo y carga para enfocarse en alcanzar cada día los objetivos que los lleve al éxito en su sector.
¡Trabajamos día a día para fortalecer la mejora continua, maximizar el éxito organizacional y aportar a la calidad en la prestación de servicios de salud!
¿Quieres ser parte de las organizaciones que ya lideran con datos, control y eficiencia? Contáctanos y da el siguiente paso hacia una gestión más humana y efectiva.
